Die Digitalisierung bekommt anscheinend auch innerhalb von Familien durch HomeOffice und Corona neuen Schwung. Zumindest vermute ich das, da ich in den letzten Monaten oft die Frage nach einer sinnvollen Datenablage innerhalb der Familie gestellt bekommen habe.

Es gibt aus meiner Sicht einige gute Möglichkeiten und Anbieter, um innerhalb einer Familie online, digital auf gemeinsame Dokumente zuzugreifen. Das ist nicht nur beim Home-Schooling interessant, sondern auch wenn die Post in Papier-Form kommt, direkt mit dem Smartphone gescannt werden kann und dann an der richtigen Stelle auf Smartphone und Computer landet und sogar durchsuchbar wird.

Egal welcher Dienst: Wenn Du es einmal eingerichtet hast, fühlt es sich an, wie die normal Dateiablage auf dem Computer: Ein Ordner „OneDrive“, „iCloud“ oder „Google Drive“ in dem man alles speichert und der automatisch auch die Daten in die Cloud synchronisiert, so dass sie auch auf dem Smartphone zur Verfügung stehen. Die App für das Smartphone hat auch immer eine Funktion, mit der Du Dokumente schnell „scannen“ kannst. Ebenso kann man Dateien mit der Famile teilen und Fotos vom Smartphone sichern. Und wenn man dann einmal tiefer eingestiegen ist, gibt es noch viele weitere praktische Funktionen zu entdecken von gemeinsamen Einkaufslisten bis zum Familienkalender.
Alle Dienste haben eine kostenlose Einsteigerversion. Mehr Speicherplatz kostet natürlich mehr. Wenn man dann aber alle eingerichtet hat, gibt es auch noch einen tollen Nebeneffekt: Die Daten sind vor Verlust besser gesichert, da eine Kopie ja immer in der Cloud liegt.

Für mich ist das wichtigste Kriterium: Welche Geräte haben wir in der Familie und werden diese vom Anbieter unterstützt? Denn grundsätzlich können alle hier genannten Services die Grundanforderungen erfüllen.

  • Hat Deine Familie auf dem Smartphone: iOS und/oder Android?
  • Haben die Kinder PCs oder Dein Partner ein MacBook?
  • Unterstützt der Service also Deine Geräte?

Ich möchte hier die Services vorstellen, die ich intensiv genutzt habe:

  1. Onedrive von Microsoft: Vielleicht hat Dein Arbeitgeber ja auch ein Onedrive, dann kennst Du die Funktionsweise schon: Ein Ordner auf dem PC wird zum OneDrive Ordner. Dieser wird online synchonisiert, es wird also eine Kopie auf den Servern von Microsoft erzeugt – von allem, was in diesen Ordner gespeichert wird. Darum ist es dann auch möglich, dass die OneDrive-App auf dem Smartphone automatisch die neuesten Dateien herunterlädt.
    Ein großes Plus kann es sein, dass man auch Programme wie Microsoft Word, Excel und Powerpoint mit der ganzen Familie nutzen kann (das ist aber nicht kostenlos). Der Schwerpunkt von Onedrive ist ganz klar der PC. In den letzten Jahren sind aber auch die Apps für iOS super stabil und umfangreich geworden.
    Der wesentliche Grund, warum ich aktuell mit der Familie OneDrive nutze ist die Integration mit den Programmen Word, Excel und Powerpoint und die Zuverlässigkeit der Technik am PC.
  2. iCloud von Apple: Eigentlich ist der Funktionsumfang fast der Gleiche wie in der Microsoft Welt, nur liegt hier der Schwerpunkt klar auf Apple-Geräten. Bei mir sind bei der Synchronisierung der Daten am PC leider regelmässig Probleme aufgetreten, darum habe ich mich schließlich gegen diese Lösung entschieden, da der PC für mich unverzichtbar ist. Die Apple Apps als Ersatz für Word und Excel sind für mich nicht praktikabel und zum Scannen müsste man sowieso eine extra App installieren.
    Der Grund, warum ich es aber wahrscheinlich immer mal wieder ausprobieren werde: Wenn die Familie sowieso fast nur iOS nutzt, landen z.B. die Fotos einfacher in der iCloud. Warum sollte das mit den Dokumenten vom PC nicht auch irgendwann richtig zuverlässig funktionieren.
  3. Google One: Leider konnte ich die neue Google One-Welt noch nicht auf dem neuesten Stand ausprobieren. Aber auch das Google Drive alleine hat mich schon überzeugt. Die Suchfunktion im Drive und auch in den Mails ist wahrscheinlich unschlagbar. Was mich dann aber doch Richtung Microsoft OneDrive getrieben hat ist wohl auch hier der nicht praktikable (oder für mich zu ungewohnte) Ersatz für Word und Co. Die Welt sieht aber wahrscheinlich ganz anders (pro Google) aus, wenn man seine Smartphones und Tablets danach ausrichtet.
  4. Es gibt natürlich noch weiter große und kleine Anbieter von Cloud-Speicher, die alle ihre kleinen Vor- und Nachteile haben. Der Vorteil der oben genannten drei Lösungen ist, dass dahinter ganze Ökosysteme stecken und dadurch eine gute Integration gewährleistet ist.

Wähl doch was Du willst! Einen großen Fehler bei der Systemauswahl kann man mittlerweile eigentlich nicht mehr machen, da die Funktion sich immer mehr ähneln. Egal wie Du Dich entscheidestt: Absolut hilfreich ist es auf jeden Fall, sich gemeinsam für ein System zu entscheiden – am besten eines, was zur bereits vorhandenen Hardware passt. Betrachte die Familie doch einfach wie eine kleine Firma, dort würde man auch nicht mit mehreren Systemen arbeiten, weil es nur zu Verwirrung führt.